Implementación del Teletrabajo en las Organizaciones. Colombia. Consideraciones Jurídicas
Heidy Balanta*
Es más lo que se ha debatido sobre el Teletrabajo, que el mismo Teletrabajo existente
Al implementar un proyecto de teletrabajo en una organización, las preguntas que surgen son: el régimen jurídico que se debe aplicar, la manera de blindarse jurídicamente, la protección de la información y los datos, el control al trabajador, los costos que las partes asumirán, las responsabilidades que se generarán, las aplicaciones con las que van a interactuar, la evaluación de los puestos de trabajo que sean factibles para realizar dichas actividades, las expectativas que quieren lograr con ello. No debe ser en ningún momento un capricho aislado de gerencia, y más bien se debe evaluar primero los beneficios y los riesgos que puede generar. Miremos algunos puntos a tener en cuenta:
Debe quedar claro los alcances que representa para cada una de las partes esta modalidad. Un principio básico que debe ser el punto de partida de las organizaciones y el trabajador, es que la vinculación a través del teletrabajo es voluntaria y el teletrabajador podrá solicitar en cualquier momento al empleador, volver a la actividad laboral anterior. Estas políticas hacen parte integral del contrato de trabajo y deben incorporar los elementos que explicaré a continuación:
La organización y el trabajador deberán dejar claro el medio por el cual se comunicarán, ya sea vía telefónica, correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencia, que días a la semana o al mes acudirá a la oficina, las actividades que deberá reportar al jefe inmediato y el medio de comunicación que utilizarán para dicho interacción. Este punto debe quedar claro en la Política de teletrabajo, y ser lo más detallado posible, puesto que es en últimas, la buena comunicación que pueda generar el éxito del teletrabajo, toda vez que es la incertidumbre que existe por parte de la organización que si el trabajador que no se encuentra en sus instalaciones realmente está desarrollando sus actividades laborales, de allí que ambas partes tengan la necesidad de “sentirse” seguros y confiados de que así será, y que más que una buena comunicación para que esto se lleve a cabo.
Dentro de las aplicaciones y contenidos referenciamos los programas de acceso remoto por medio de cual los teletrabajadores tienen contacto con la organización, el ancho de banda influirá en la rapidez y velocidad con que se maneje las comunicaciones, también la web social y todo lo que son aplicaciones colaborativas que se posicionan como nuevas tendencias en espacios laborales, en cuanto a los dispositivos encontramos los smartphones, donde se puede acceder a aplicaciones empresariales. El empleador deberá suministrar los paquetes de programas informáticos que el teletrabajador deberá usar para desempeñar sus funciones, la mayoría de estos programas posee servicio de correo electrónico, calendario, colaboración en línea, mensajería instantánea etc.
Los equipos informáticos que mas usan los teletrabajadores son los ordenadores, los teléfonos inteligentes, sin embargo se debe dejar detallado y claro en la política de teletrabajo cuando los equipos sean suministrados por parte del empleador, el uso adecuado que el teletrabajador deberá realizar de él, bajo que causas lo deberá devolver, las situaciones que se presenten en caso de algún incidente. Se deben tomar medidas tecnológicas para la seguridad en el acceso remoto, el modo de autenticación, definir los dispositivos que el teletrabajador utilizará para tener la conexión con la empresa permanentemente, por tal se debe capacitar al teletrabajador en buenas prácticas para el uso adecuado del correo electrónico corporativo y en general de todas las herramientas tecnológicas que se encuentren en su disposición, aunque este criterio aplica para cualquier tipo de trabajador, es importante que la empresa autentifique la identidad del usuario que intenta ingresar al sistema informático de la organización, asignarle los accesos correspondientes, como también restringirlo a aquellos donde se maneje información sensible.
La tele disponibilidad es uno de las situaciones que las empresas deben saber manejar con los teletrabajadores, este se puede surtir por medio del correo electrónico, mensajería instantánea, teléfono etc., y se realizará en el lapso de tiempo que las partes establezcan. Dependiendo de la parte que se haga responsable, esta deberá garantizar que el teletrabajador tenga los equipos informáticos como el software necesario que permita una adecuada conexión y un trabajo permanente y sin interrupciones en el momento en que este trabajando. Se debe dejar claro que espera uno del otro y que quede por escrito, para evitar las recargas de trabajo o que sientan que alguna parte se ésta beneficiando en exceso, que suele suceder no solo por parte del teletrabajador, sino por la misma organización al considerar que se le ésta dando demasiada libertad al teletrabajador, recordando que existe una flexibilización del tiempo no de la actividad laboral.
Las organizaciones que establezcan con el teletrabajador que en su hogar realizara las actividades laborales, deberá tener en cuenta las siguientes condiciones: el ordenador, iluminación, climatización, acústica, modo y tiempo de utilización de las pantallas, mantenimiento de los equipos, ergonomía, prevención de riesgos laborales, normas de actuación en caso de producirse un accidente, evaluación de los riesgos del puesto de trabajo, servicio de vigilancia en salud, aplicación adecuada de las normas de seguridad, análisis adecuado de la carga del trabajo, formación en prevención de riesgos laborales, proponer medidas por el aislamiento, y posible desvinculación afectiva por parte del trabajador.
Estas cláusulas especiales varían de acuerdo a la particularidad de cada situación laboral, sin embargo debemos dejar claro, aunque suene reiterativo, el manejo adecuado de la información de la organización, los secretos industriales que se deriven dentro de la relación contractual, legalidad del software que el teletrabajador está utilizando. Y por último dejar abierta la posibilidad de la evaluación permanente y la formulación de correctivos que se deba realizar a posteriori, obviamente con el consentimiento del teletrabajador.
El 16 de Julio de 2008, se expidió la ley 1221, conocida como ley de teletrabajo, la cual impone entre otras, las siguientes obligaciones al Gobierno Nacional en cabeza del Ministerio de la Protección Social: i. Política de Fomento al Teletrabajo (previo estudio Conpes) ii. Política Pública de incorporación al teletrabajo de la población vulnerable; iii. Creación de la Red Nacional de Fomento al Teletrabajo, iv. Implementación al fomento del teletrabajo en las fundaciones, asociaciones, y organizaciones de carácter público y privado, v. Sistema de inspección, vigilancia y control para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral en el marco del teletrabajo, vi. Reglamentar el formulario que deben manejar los inspectores de trabajo o alcaldes cuando el empleador comunique la vinculación por dicha modalidad, vii. Reglamentación de la ley de Teletrabajo.
De las anteriores obligaciones, NINGUNA se ha cumplido por parte del Gobierno y ahora en Julio de 2010 se cumplen dos años de expedida la ley y ni siquiera tenemos un instrumento jurídico o un estudio por parte del Ministerio donde dé a conocer el estado actual del Teletrabajo en Colombia, a pesar de que la ley estableció como plazo seis meses al Ministerio para cumplir con dichas obligaciones.
Por último, para salir de dudas, radiqué hace dos semanas Derecho de Petición ante el Ministerio de la Protección Social, solicitando información sobre las actuaciones concretas que han realizado para la implementación de la ley, esperaré la respuesta y dependiendo de ella, incoaré una acción de cumplimiento en contra del Ministerio, para el acatamiento efectivo de la ley, porque vivimos en un Estado Social de Derecho que debe ser real y no letra muerta.
