Los cambios en las funciones de trabajo tras la llegada del sistema de gestión oral de la prueba

Por la Dra. Valentina Pagano*

En agosto del año 2017, mediante Acordada Nº28.211, la Suprema Corte de Justicia de la Provincia de Mendoza aprobó el Protocolo piloto de Gestión Oral de la Prueba en materia civil y de esta manera dio comienzo a la aplicación de una nueva forma de trabajo en la etapa procesal de los procesos de conocimiento donde más demora y complicaciones existían –etapa probatoria-, todo ello sin necesidad de reforma del Código Procesal Civil Ley 2268, vigente a esa fecha. Esta prueba piloto se hizo en un comienzo en los Tribunales de Gestión Asociada Nº 1 y 2, el 5º Juzgado Civil de San Rafael y Malargüe.

Luego, con la sanción del Código Procesal Civil, Comercial y Tributario –Ley 9001, con entrada en vigencia el 1/2/2018-, su aplicación se generalizó a todo fuero.

La implementación de esta nueva forma de trabajo, implicó modificaciones en las funciones que de antaño se venían cumpliendo el personal en los Tribunales de la Provincia, sobre todo en aquellos puestos de Secretario/a, Prosecretario/a y/o auxiliares que desempeñaban labores en la etapa de la prueba del proceso.

En particular, en este artículo, me toca contar mi experiencia como prosecretaria del sexto cargo de Juez del Tribunal de Gestión Asociada Nº1 de la Primera Circunscripción Judicial, cargo de juez que desde junio del 2014 ocupa la Dra. Roxana Alamo.

Tuve la suerte de estar desde el comienzo con este proyecto, jurar mi cargo de Prosecretaria el 1/8/2017, como Prosecretaria Oral; y, junto con mis compañeros del Tribunal, idear las distintas prácticas mediante las cuales llevaríamos a cabo la aplicación de esta nueva forma de trabajo.

Fue una interesante y motivadora propuesta, desde que implicó un gran cambio en la forma en que veníamos haciendo nuestro trabajo; nos acercó más a los profesionales –abogados, peritos-; y no menos importante, pudimos conocer las caras de los protagonistas del conflicto, que, hasta ese momento, podíamos en ocasiones conocerlos cuando venían en búsqueda de un cheque, cuando el conflicto ya se había resuelto y en la mayoría de los casos, luego de transcurridos varios años desde el inicio de la demanda.

Este cambio, que además implica un proceso mucho más breve y eficiente, nos acercó bastante a la idea de que, como empleados del Poder Judicial, prestamos un servicio público a la comunidad; concepto que a veces teníamos un poco olvidado.

Ahora bien, en primer lugar, tuvimos que implementar una buena forma de agenda del Tribunal. Teníamos una sensación inicial de temor de que las audiencias se nos pudieran «pasar», o de no tener certeza en cuanto a su duración.

Al ser todo nuevo, tuvimos que anticiparnos a los desafíos que se nos iban a presentar, sin dejar de tener en cuenta otros que podían también darse en forma imprevista.

Así, la agenda fue y es un elemento esencial para un correcto uso tanto de los tiempos como de los recursos del Juzgado, en especial, las salas de audiencias. En esa ocasión, buscamos una aplicación que nos permitiera colocar datos de interés –cantidad de partes, cantidad de testigos admitidos, forma de los alegatos- que nos permitieran y permitan calcular aproximadamente cuánto va a durar cada audiencia, según sus características, y por ende, cuánto tiempo tendremos ocupada la sala y si necesitamos una sala más grande o con una pequeña estaremos bien.

Ello así, somos los funcionarios –Secretario/a y Prosecretario/a- los que en concordancia con el/la Juez/a manejamos la agenda y fijamos las fechas para las audiencias, tanto las iniciales como las finales, de forma tal de cumplir con los plazos convenidos en el protocolo; y organizamos los recursos del Tribunal.

Esta forma de coordinar la fijación de las audiencias, ha generado que prácticamente no existan fracasos en su celebración; es más, la mínima tasa de fracaso de audiencias –en nuestro caso 3 de 156, el 1,9% sólo en Audiencia Inicial, dado que no tenemos fracasos en Audiencia Finales- no se debe a la inasistencia del juez o jueza, o a problemas atribuibles al Juzgado, sino más bien a la inasistencia de las partes o a la denuncia de que el juicio ha sido transado con anterioridad a la audiencia.

En segundo lugar, los funcionarios –Secretario y Prosecretaria- estamos en la organización de las audiencias y conversaciones previas con los profesionales que representan o asisten a los justiciables en estos actos, y con los justiciables mismos que concurren a las audiencias.

Tales conversaciones suelen ser de suma utilidad, para brindarles a estos últimos la información necesaria de cómo se va a desarrollar el acto, cómo se encuentra su proceso y si existen posibilidades de llegar a una composición entre partes de su conflicto.

Esta información, brindada desde la Institución, colabora a que las personas –justiciables, testigos, peritos–, que en la generalidad de los casos no conocen las prácticas judiciales, puedan comprender a qué vienen al Juzgado y cómo se va a desarrollar el acto de la audiencia.

También ayuda a disuadir un poco el nivel de conflictividad, incluso de temor e incertidumbre, con el que suelen asistir al Juzgado, y principalmente a que las audiencias se desarrollen lo más ágiles y concretas posible.

Parte del trabajo de organización de las audiencias, consiste en la lectura previa del expediente, y principalmente, en un control por oposición que hacemos, en nuestro caso, entre auxiliar de audiencias, Secretario y Prosecretaria del estado de aquel; para luego, acercarle el caso a la Jueza para su estudio y decisión final. Cuando comenzamos con este Proyecto, una de la prácticas que ideamos junto con la Dra. Alamo, fue hacer una ficha del expediente, que nos sirviera como un checklist y/o resumen de la causa.

Así fue que creamos en una planilla de cálculo dos fichas, una para cada audiencia –inicial y final_, con los datos del expediente que considerábamos importantes destacar y tener presente en ellas. Para la Audiencia Inicial (ver anexo I) los datos destacados son nombres de las partes intervinientes y de los abogados que los patrocinan o representan, notificaciones de la audiencia, fechas a tener en cuenta –del hecho, inicio, audiencias-, el objeto del proceso, un resumen de hechos, los montos reclamados, y las prueba ofrecidas.

El detalle de las pruebas ofrecidas por cada parte, como así también si existe alguna oposición a prueba, es justamente el elemento esencial para el trabajo de depuración de prueba que se realiza en esa audiencia; desde que al encontrarse ya trabado el conflicto, se puede hacer un análisis exhaustivo de que prueba en esta etapa del proceso puede ser innecesaria o superflua.

El trabajo que se desarrolla en esta audiencia entre el Tribunal y las partes del proceso, primordialmente en la depuración de esa prueba, es el que permite que sea materialmente posible la producción de la prueba no oral en el plazo de 120 días corridos que establece el protocolo; y en casos especiales, complejos, de mucha prueba, y de carácter excepcional, poder fijar un plazo mayor cuando las partes así lo solicitan y justifican.

A ello se agrega, el impulso procesal compartido, esto es, que el Tribunal coadyuva con las partes en la producción e incorporación de la prueba, básicamente en las periciales y los expedientes que se encuentran en otras reparticiones dependientes del Poder Judicial –Corte y Ministerio Público-, como así también en notificaciones que ordenamos hacerlas de oficio.

Luego, para la Audiencia Final (ver anexo II), los datos a destacar son: 1) las fechas de la audiencia y de caducidad de prueba, 2) las pruebas producidas, 3) las no producidas y que se encuentran caducas, y 4) las pendientes de producción en audiencia, es decir, la prueba oral -testigos, testimonios de parte, explicaciones de peritos-. Finalmente, otro dato de importancia es si los alegatos se producirán en forma oral o por escrito, según lo convenido en la Audiencia Inicial.

Tuvimos algunas críticas externas a la Institución en la aplicación de este proyecto, principalmente en relación a la incertidumbre de que la prueba pudiese incorporarse en los plazos establecidos, debido en gran medida a la dificultad que existía en el fuero con la realización de las pericias por parte de los peritos de la lista que elabora la Corte. Sin embargo, a casi dos años y medio de llevar adelante esta metodología de trabajo, podemos afirmar que tales cuestionamientos han podido ser superados con prácticas positivas que han coadyuvado a tal fin.

Entre ellas están: 1) el anticipo de gastos a cuenta de honorarios, y por fuera del expediente, que las partes en audiencia ofrecen a los peritos que acepten el cargo, independientemente de si cuentan o no con beneficio de litigar sin gastos, de manera tal que al notificarse la designación al perito sorteado, éste ya sabe que cuenta con una suma de dinero a su disposición para llevar adelante su informe; 2) la posibilidad de que los peritos presenten sus pericias en formato digital, lo que colabora con la notificación electrónica de aquella a las partes junto con el link donde pueden acceder a la pericia digital y de esta manera se evita que deban concurrir al Juzgado a buscar el traslado, que ya no se le exige al perito –menores costos-; 3) mejoramos el trato a los peritos, de manera tal de hacerlos sentir que efectivamente son un/a auxiliar del Juez/a, ahora directamente pasan a hablar con el Secretario/a y/o Prosecretario/a y no tienen que esperar a ser atendidos en Mesa de Entradas; 4) la Corte dispuso un domicilio electrónico para peritos, donde pueden cursarse las notificaciones en forma más ágil, abandonando la cédula papel y la movilidad; entre otras.

También tuvimos críticas internas, básicamente relacionados a la carga de trabajo y al método que utilizaríamos para llevar adelante la reforma, el «cómo».

Sin embargo, la actitud proactiva y la participación del personal, las propuestas de ideas de todos los sectores del Juzgado y el compromiso, nos han permitido llevar adelante esta nueva forma de trabajo con buenos resultados.

Hemos podido cumplir los plazos establecidos y las metas propuestas, hemos mejorado el trato con el ciudadano y de a poco ir prestando un mejor servicio a nuestra sociedad.

¿Cómo lo sabemos?, gracias a las encuestas que los abogados y justiciables realizan luego de cada audiencia y a las mediciones que nos hace mes a mes la Secretaría de Gestión dependiente de la Suprema Corte de Justicia de la Provincia.

Como se puede observar a esta altura, los cambios en nuestras funciones laborales, en particular en mi caso de Prosecretaria, fueron grandes, dado que no hemos descuidado nuestras anteriores funciones que continuamos desempeñando, pero también han sido muy positivos; sobre todo al ver los resultados que hemos ido logrando y que nos acercan a una prestación efectiva del servicio público de justicia.

Hoy, a más de dos años de su aplicación, podemos ver procesos que han durado menos de un año, como así también nos vamos acercando a un promedio de duración de procesos civiles de un año; datos que eran impensables antes, cuando la duración promedio de un proceso civil era de 5 años.

También hemos podido presenciar y oír de boca de los justiciables su satisfacción con esta nueva forma de trabajo; y, de esta manera, con la presencia del Juez/a en la audiencia. Se sienten realmente escuchados por el Tribunal.

Todo esto, nos llena de satisfacción y afianza nuestro compromiso y trabajo. Hemos recuperado el contacto con los protagonistas de los conflictos que resolvemos y recordado quienes son realmente los destinatarios de nuestro trabajo, sin que ello afecte que los casos sean resueltos conforme a derecho.

* Abogada. Prosecretaria Gestión Judicial Asociada nro. 1 (GE.JU.AS.nro.1).