Justicia digital en Colombia ¿Un nuevo modelo de enjuiciamiento o una aproximación a la modernidad?[1]

Por Nattan Nisimblat[2] y
Jairo Esteban Gamba Espinoza[3] 

I. Introducción [arriba] 

Con el propósito de que el derecho fundamental de acceso a la administración de justicia logre una mayor eficacia, recientemente se han presentado diversos programas y planes de modernización, implementando de manera progresiva herramientas tecnológicas con el fin de alcanzar calidad y eficiencia en la prestación del servicio de justicia y con ello satisfacer los derechos subjetivos al tener la connotación de ser pronta y cumplida.

Tal cometido parte de un marco normativo que tiene su génesis en la misma Constitución Política de Colombia, artículos, 1, 2, 29 y 229; en los Decretos Nº 1400 y 2019 de 1970 (Código de Procedimiento Civil), y en las Leyes Nº 270 de 1996[4], 446 de 1998[5], 527 de 1999[6], 712 de 2001[7], 794 de 2003[8], 1149 de 2007[9], 1395 de 2010[10], 1437 de 2011[11] y 1564 de 2012[12] sin desconocer las disposiciones internacionales como las establecidas por la Uncitral[13], órgano jurídico de las Naciones Unidas para la unificación de derecho mercantil internacional.

Desde la expedición del Código de Procedimiento Civil de 1970, fuente principal aplicable por remisión de los demás estatutos procesales, el juez contaba con herramientas que le permitían de cierta manera agilizar y facilitarle su labor en la estructuración y formación del proceso como lo es la grabación de audiencias y diligencias prevista en el art. 109[14], el proceso verbal y verbal sumario previstos en los arts. 432[15] y 439 permitiendo el uso del sistema de grabación electrónica o magnetofónica, “siempre que se disponga de los elementos técnicos adecuados y así lo ordene el juez”.[16]

También ocurre en materia probatoria se le permitió el uso de herramientas tecnológicas, cuando el art. 246, en materia de inspección judicial, permite “ordenar que se hagan planos, calcos, reproducciones, experimentos, grabaciones mecánicas, copias fotográficas, cinematográficas o de otra índole, si dispone de medios para ello.”.

Así mismo, la Ley Nº 270 de 1996 reglamentó el uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la administración de justicia, cuando en sus arts. 4 y 95 estableció el deber del Estado, a cargo del Consejo Superior de la Judicatura, de propender por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la administración de justicia, enfocada principalmente a mejorar la práctica de las pruebas, la formación, conservación y reproducción de los expedientes, la comunicación entre los despachos y a garantizar el funcionamiento razonable del sistema de información, y se autorizó expresamente a los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales para utilizar cualesquier medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el cumplimiento de sus funciones.

Dicho precepto estableció que “los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales” y estableció que “los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce, así como la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los términos que establezca la ley.”

La Corte Constitucional en la sentencia C-037 de 1996[17], la declaró condicionalmente exequible advirtiendo que “será indispensable entonces que el reglamento interno de cada corporación o el que expida la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura para los demás casos, regule el acceso y uso de los medios en mención y garantice, como lo impone la norma que se revisa, el ejercicio del derecho a la intimidad y a la reserva de los datos personales y confidenciales que por una u otra razón pudiesen ser de conocimiento público (Art. 15 C.P.). Adicionalmente conviene advertir que el valor probatorio de los documentos a que se refiere la norma bajo examen, deberá ser determinado por cada código de procedimiento, es decir, por las respectivas disposiciones de carácter ordinario que expida el legislador”, lo cual, como se indicó, ya había sido materia de reglamentación legal en los arts. 109, 246, 432 y 439 del Código de Procedimiento Civil, en lo tocante con la realización de audiencias y diligencias.

En 1999 se expidió la Ley Nº 527, “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación”. La Ley dispuso en su art. 5º que no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.

La ley fue objeto de revisión constitucional en la sentencia C-831 de 2001[18], en la que se definió que su ámbito de aplicación no se restringe a “las operaciones comerciales sino que hace referencia en forma genérica al acceso y uso de los mensajes de datos, lo que obliga a una comprensión sistemática de sus disposiciones con el conjunto de normas que se refieren a este tema dentro de nuestro ordenamiento jurídico y en particular con las disposiciones que como el art. 95 de la Ley Estatutaria de administración de Justicia se han ocupado de esta materia” y agregó que “para que al mensaje de datos, reconocido como equivalente del escrito por la norma atacada, se le pueda dar valor dentro de una actuación judicial, como la que invoca el demandante, no basta que la información que el mensaje de datos contiene sea accesible para su posterior consulta, sino que se hace necesario el respeto de todos los demás requisitos a que alude el art. 95 de la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia.”

En la sentencia T-686 de 2007, la Corte Constitucional adoctrinó que “en el art. 2, literal a), de la Ley Nº 527 se definen los ‘mensajes de datos’ como ‘la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax’. Por su parte, en el literal j) del mismo artículo se establece que por ‘sistema de información’ se entenderá ‘todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos’. A su vez, los arts. 5, 6, 10 y 11 de la citada ley regulan lo relacionado con el reconocimiento jurídico[19], la equivalencia funcional a los documentos escritos[20], la admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos[21], así como los criterios para su valoración probatoria[22].”

La Corte resaltó la importancia que revisten las normas que confieren a los mensajes de datos el valor probatorio de un documento y establecen criterios para su valoración, pues “al hacer referencia a la definición de documentos del Código de Procedimiento Civil, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, permitiendo coordinar el sistema telemático con el sistema manual o documentario, encontrándose en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica, teniendo en cuenta para su valoración algunos criterios como: confiabilidad, integridad de la información e identificación del autor” (sentencia C-662 de 2000[23]).

La Corte determinó en la sentencia T-686 de 2007 la validez de los mensajes de datos como equivalente funcional de los escritos, en el ámbito de las actuaciones judiciales, cualquiera fuere su naturaleza, siempre que se cumplieran las exigencias contenidas en el art. 95 de la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia, la Ley Nº 527 de 1999 y los lineamientos de la propia Corte Constitucional. Tales requisitos, puntualizó, son: “(i) la información contenida en el mensaje de datos debe ser accesible para su posterior consulta; además de ello se debe garantizar (ii) la fiabilidad sobre el origen del mensaje; (iii) la integridad del mensaje; (iv) la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce; (v) la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan tales mensajes de datos; (vi) el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales respectivas orientados a hacer efectivos el debido proceso y el derecho de defensa[24]”.

En relación con el sistema de información para los usuarios de la administración de justicia, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura expidió el Acuerdo No. 1591 del 24 de octubre de 2002, por el cual se adoptó el Sistema de Información de Gestión de Procesos y Manejo Documental (Justicia XXI), para la Corte Constitucional, la Corte Suprema de Justicia, el Consejo de Estado y la Sala Jurisdiccional Disciplinaria del Consejo Superior de la Judicatura, los tribunales administrativos, los tribunales superiores y los juzgados.

Por medio del software de gestión Justicia XXI los juzgados llevaron a cabo un trámite de incorporaron en el uso de una base de datos que contiene la información relevante a cada proceso; el uso de herramientas ofimáticas que le permiten a los funcionarios y a los usuarios aprovecharse de las tecnologías para el manejo de documentos y lograr la publicación de las decisiones para su posterior consulta mediante acceso remoto a través de un computador con conexión a internet y un explorador; además, llevó a cabo varias capacitaciones tanto para funcionarios como para empleados tendiente a lograr la sensibilización y modernización que implicó para entonces la implementación del sistema.

En marzo 2 de 2006, mediante el Acuerdo No. PSAA06-3334, El Consejo Superior de la Judicatura reglamentó la utilización de medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de administración de justicia. En dicho acuerdo se regularon, para la actividad judicial, los conceptos de documento electrónico, firma electrónica, actos de comunicación procesal, certificado digital, estampado cronológico, firma electrónica, firma digital, página web y otros, contenidos en la Ley Nº 527 de 1999, aplicables a los procedimientos civil, contencioso administrativo, laboral, penal y disciplinario, respecto de los actos de comunicación procesal, susceptibles de realizarse a través de mensaje de datos y el método de la firma electrónica, así como lo relacionado con los documentos contenidos en medios electrónicos, su presentación, su transmisión y su archivo, en los términos de los respectivos códigos procesales.

Así mismo, reglamentó lo relativo a los actos de comunicación procesal (art. 4º), mediante la asignación de direcciones de correo electrónico a los despachos judiciales, autorizándolos así para realizar actos de comunicación e informar de las distintas actuaciones del respectivo despacho, previendo estrictas reglas para la conservación, la autenticidad y la confiabilidad de los mensajes.

También determinó su ámbito de aplicación, distinguiendo los actos que podrían ser realizados por medio electrónico en el procedimiento civil, en el procedimiento laboral, así como en el contencioso administrativo (art. 17), los cuales limitó a las comunicaciones que envíen los despachos judiciales; las citaciones que para efectos de notificación personal, deban hacerse a los comerciantes inscritos en el registro mercantil y a las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia; las notificaciones del auto admisorio de la demanda, que por aviso deban efectuarse a las personas jurídicas de derecho privado con domicilio en Colombia y la presentación y recepción de memoriales.

En los procesos penales (art. 18), el Acuerdo sólo se aplica tratándose de las notificaciones que deban surtirse mediante correo electrónico y de las citaciones para audiencias o trámites especiales que deban realizarse en los términos de los arts. 171 y 172 de la Ley Nº 906 de 2004[25]. En el procedimiento disciplinario que adelantan las autoridades judiciales (art. 19), el Acuerdo es aplicable en materia de las notificaciones que pueden surtirse a través de medios electrónicos, tal como se encuentran reguladas en los arts. 10 y 102 de la Ley Nº 734 de 2002[26].

II. El uso de tecnologías en los procesos criminales [arriba] 

EN materia penal, las reformas introducidas a los arts. 116, 250 y 251 de la Constitución Política mediante los actos legislativos No. 3 de 2002 y No. 6 de 2011, dispusieron el camino hacia la implementación del sistema penal acusatorio, orientado bajo las directrices de audiencias orales plenas, con sujeción a los principios de inmediación y concentración, trayendo consigo la necesidad de utilizar herramientas tecnológicas que permitan su verdadera ejecución, con el carácter de ser obligatorias para los funcionarios, sin que fuere excusa la carencia de infraestructura, la falta de capacitación judicial, evitando que se genere ausencia de compromiso por parte de todo el personal judicial, involucrando a los mismos usuarios, gracias a la expedición de la Ley Nº 906 de 2004, que adoptó, además del plan general de justicia oral adversarial, una serie de correctivos en materia tecnológica, que permitieron adecuar la jurisdicción ordinaria penal a las nuevas exigencias del modelo de enjuiciamiento adoptado.

Fue esa, tal vez, una vía eficaz para involucrar a los funcionarios y usuarios del nuevo sistema de enjuiciamiento, bien fuese en la fase pre-procesal, ora en el asunto mismo (art. 145) utilizando los medios técnicos idóneos para el registro y reproducción fidedignos de lo actuado, fijando una serie de reglas específicas, atendiendo la naturaleza de los actos y la autoridad que los realiza.

Fue así como se obtuvo que en las actuaciones de la Fiscalía General de la Nación o de la Policía Judicial que requieran declaración juramentada, conservación de la escena de hechos delictivos, registro y allanamiento, interceptación de comunicaciones o cualquier otro acto investigativo que pueda ser necesario en los procedimientos formales, se registre y reproduzca mediante cualquier medio técnico que garantice su fidelidad, genuinidad u originalidad, lo que excluye, salvo imposibilidad técnica o tecnológica, la realización de tales diligencias por medios escritos o la transcripción íntegra en actas, como sí lo prevé la Ley Nº 600 de 2000[27], siendo necesario advertir que si bien los registros de tales actuaciones permiten el uso de tecnologías, aún impera la necesidad de presentar los informes en medio escrito con la firma manuscrita del investigador judicial para efectos de su incorporación al expediente.

Varió el sistema de audiencias ante los jueces con función de control de garantías, en las cuales se utilizará el medio técnico que garantice la fidelidad, genuinidad u originalidad de su registro y su eventual reproducción escrita para efecto de los recursos, prohibiendo su transcripción en las actas, donde constará únicamente la fecha, lugar, nombre de los intervinientes, la duración y la decisión adoptada, ordenando que si la audiencia se realiza ante el juez de conocimiento deberá dejarse una reproducción de seguridad con el medio técnico más idóneo posible, la cual solo se incorporará a la actuación para el trámite de los recursos. De igual manera, el juez podrá comunicarse con el imputado a través de sistemas de audio y video, ordenando que el dispositivo de comunicación permita que el señalado tenga conversaciones en privado con su defensor, el cual podrá remitir por vía electrónica documentos, en cuyo caso la firma contenida en el mensaje se reputará auténtica.

Con dicho precepto se ha dado inicio a lo que se conoce como un expediente electrónico buscando su digitalización, es decir, propender por terminar con el proceso escrito, conservado en contenedores físicos anexos a las actas, previendo el registro íntegro de las actuaciones por cualquier medio de audio-video, o en su defecto audio, que asegure fidelidad, el cual, a voces de la norma, sirve únicamente para probar lo ocurrido en el juicio oral para efectos del recurso de apelación, en virtud del principio de conservación de la prueba, tan propio de los modelos de enjuiciamiento bajo la tradición de derecho civil.

También quedó prohibido expresamente transcribir, reproducir o verter a texto escrito apartes de la actuación, excepto las citas o referencias apropiadas para la debida fundamentación de las providencias judiciales, tal y como lo contempló el art. 163, directriz que no podrá desconocer el funcionario al momento de dirimir asuntos que le hayan asignado.

El uso de herramientas tecnológicas fue autorizado de manera excepcional en materia de notificación, la cual puede realizarse mediante comunicación escrita dirigida por telegrama, correo certificado, facsímil, correo electrónico o cualquier otro medio idóneo que haya sido indicado por las partes (siendo un deber para ellas comunicar cualquier cambio en su dirección electrónica - art. 140 del C.P.P.), para lo cual se ordenó a los secretarios de los despachos llevar un registro de las notificaciones realizadas tanto en audiencia como fuera de ella, pudiendo utilizar los medios técnicos idóneos (art. 170). Similar previsión se encuentra establecida para el envío de citaciones de que trata el art. 172.

En cuanto a la ejecución de la pena o de las medidas de aseguramiento, se autorizó, como medida no privativa de la libertad, la obligación de sometimiento a un mecanismo de vigilancia electrónica (Ley Nº 599 de 2000, arts. 38 y 38A, y Ley Nº 906 de 2004, arts. 307 y 314[28]).

III. Medidas en materia laboral [arriba] 

Atendiendo la estructura verbal de los juicios adelantados ante los jueces laborales, contenida en el Código Procesal del Trabajo y la Seguridad Social, el Congreso expidió la Ley Nº 1149 de 2007[29], por la cual se reformó el procedimiento laboral para hacer efectiva la oralidad plena.

Con ella se introdujeron grandes cambios al trámite de los asuntos, especialmente en lo referente a las audiencias, las que deberán ser grabadas con los medios técnicos que ofrezcan fidelidad y seguridad de registro, los cuales deberán ser proporcionados por el Estado, o excepcionalmente, con los que las partes suministren, tal y como lo previó art. 46[30] y al igual que en el sistema penal se limitó al juez y al secretario a solo consignar el nombre de las personas que intervienen como partes, apoderados, testigos y auxiliares de la justicia, con una novedad respecto del Código de Procedimiento Penal, que fue la inclusión de formatos de control de asistencia de quienes intervienen en las audiencias, para lo cual se prohibió la reproducción escrita de las grabaciones, regla expresamente permitida en los ya citados arts. 109 y 432 del C.P.C., éste último sin la reforma del art. 25 de la Ley Nº 1395 de 2010, aplicable por remisión a todo tipo de procesos.

IV. Medidas en materia administrativa [arriba] 

El 18 de enero de 2011 se promulgó la Ley Nº 1437, por la cual se expidió el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, norma que derogó íntegramente el Decreto Nº 01 de 1984[31] a partir del 2 de julio de 2012 y que incorporó a los procesos judiciales un nuevo esquema de juicio oral, que supuso, al igual que las legislaciones mencionadas, la adopción de tecnologías de la información y de la comunicación como soporte central del procedimiento judicial, partiendo de la actuación de las autoridades de la Rama Administrativa, la cual fue robustecida y al mismo tiempo aliviada por la incorporación de herramientas de gestión virtual documental, contenidas en la primera parte del Código, el cual estableció, entre otros, el derecho que tiene toda persona de adelantar o promover actuaciones por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público (art. 5, num. 1, inc. 2), con el correlativo deber de las autoridades de tramitarlas (art. 7, num. 6); el deber de las autoridades de mantener a disposición de toda persona información completa y actualizada, en el sitio de atención y en la página electrónica, y suministrarla a través de los medios impresos y electrónicos de que disponga (art. 8); la posibilidad de adelantar procedimientos administrativos por medios electrónicos (arts. 35 y 53); la potestad de comunicar y notificar la iniciación de procesos y de la toma de decisiones por correo o publicación electrónica (arts. 38, 56, 67 y 73); la potestad de emitir válidamente actos administrativos por medios electrónicos, siempre y cuando se asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad (art. 57); la implementación de expedientes electrónicos y de sedes electrónicas (arts. 59 y 60); el derecho a interponer recursos por medios electrónicos (art. 77) y, en general, el reconocimiento de eficacia probatoria, así como la presunción de autenticidad de los documentos presentados por medios distintos al papel, bien en original o en copias, tanto los privados de las partes como de los públicos válidamente emitidos.

En los asuntos contenciosos, el Código adoptó previsiones definitivas para la implementación del proceso electrónico judicial, que parten desde el requerimiento a las partes para que informen en la demanda y en la contestación su dirección de correo electrónico (arts. 162 num. 7 y 175, num. 7), hasta la consagración del principio de la equivalencia funcional respecto de aquellas actuaciones judiciales que siendo susceptibles de surtirse en forma escrita se puedan realizar a través de medios electrónicos, a condición de que su envío y recepción garanticen su autenticidad, integridad, conservación y posterior consulta (art. 186).

El profesor Gustavo Quintero Navas[32] ilustra el número de actos que pueden realizarse en el proceso contencioso a través de medios electrónicos, así: i. Presentación de la demanda (art.162); ii. Contestación de la demanda (art. 175); iii. Presentación de alegatos de conclusión (art. 181 inc. 4º); iv. Medio de soporte para la sentencia judicial (art. 182, núm. 2); v. Concepto del Ministerio Público en los procesos de nulidad por inconstitucionalidad y en el trámite de control inmediato de legalidad de los actos administrativos (arts. 184, núm. 4, lit. a y 185, núm. 5); vi. Envío de los antecedentes del acto administrativo (art. 184, núm. 5); vii. Registro del fallo por el Magistrado Ponente en el proceso de nulidad por inconstitucionalidad y en el trámite de control inmediato de legalidad de los actos administrativos (arts. 184, núm. 7 y 185, núm. 6); viii. Intervención ciudadana, de entidades públicas, organizaciones privadas y expertos en el trámite de control inmediato de legalidad de los actos administrativos (art. 185, núm. 2 y 3); ix. Interposición y sustentación de los recursos de apelación, queja y súplica (arts. 244, núm. 2, 245, 246, inc. 2° y 247, núm. 1); x. Interposición del recurso extraordinario de unificación de jurisprudencia (art. 261); xi. Solicitud de la extensión de la jurisprudencia del Consejo de Estado (art. 269).

Algunas de las normas anteriores, al igual que lo previsto en el Código General del Proceso y las leyes que reformaron o adicionaron el Código de Procedimiento Civil, entraron en plena vigencia el 2 de julio de 2012, tales como la posibilidad de realizar notificaciones, la de recibir memoriales y alegatos, así como las de practicar audiencias, diligencias y pruebas por medios electrónicos; otras, como las que establecen la implementación del expediente judicial electrónico, fueron supeditadas a regulación gradual por parte del Consejo Superior de la Judicatura en un plazo de cinco años, a partir de la entrada en vigencia del código, en los cuales se deberán asegurar las condiciones técnicas necesarias para realizar por medios electrónicos aquellas actuaciones judiciales que puedan adelantarse en forma escrita dentro de los procesos.[33]

V. Medidas en materia civil, agraria, familia y comercial [arriba] 

Contrario a las anteriores especialidades, en lo civil las disposiciones que contemplan el uso de la tecnología y la creación de expedientes digitales han sido expedidas de manera irregular y difusa, partiendo de lo ya dicho respecto de los arts. 109, 246, 432 y 439 del Código de Procedimiento Civil de 1970.

Dentro de las disposiciones expedidas, se encuentra la Ley Nº 794 de 2003, que reformó el Código de Procedimiento Civil, que “introdujo reformas en el sistema de las notificaciones, en los medios de impugnación y de consulta, en la ejecución de providencias judiciales, modificaciones a la interrupción de la prescripción, al proceso ejecutivo, entre otros”[34], autorizando el uso de medios técnicos para la recepción de memoriales (art. 12), previa autenticación del original cuando la ley lo exija, así como para el entendimiento de los jueces y los tribunales entre sí mediante oficios. Para efectos de las notificaciones personales, se previó que los comerciantes inscritos en el registro mercantil y las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia deberán registrar en la Cámara de Comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, además de la dirección donde recibirán notificaciones judiciales, una dirección electrónica, previendo que en el evento de registrar varias direcciones el trámite de la notificación podrá surtirse en cualquiera de ellas.

En el año 2008, consciente de la necesidad de agilizar los procedimientos en la Jurisdicción Civil y de Familia, el Consejo Superior de la Judicatura expidió los acuerdos Nos. PSAA08-4642 de marzo 10 y PSAA08-4712, PSAA08-4712, PSAA08-4713, PSAA08-4714, PSAA08-4715, PSAA08-4716, PSAA08-4717, PSAA08-4718 y PSAA08-4727, de marzo 27, por medio de los cuales se implementó el Plan Piloto de la Oralidad, a fin de dar aplicación inmediata y sin necesidad de reforma legal, a lo previsto en los ya mencionados arts. 109, 432 y 439 del Código de Procedimiento Civil. Este plan culminó recientemente en el año 2014 y se está a la espera de conocer el resultado del mismo.

Por medio del Acuerdo PSAA08-4717 se estableció el Protocolo de Salas Audiencias en el Régimen de Familia, Civil y Agrario, en cuyo art. 12 se determinó que, para efectos del registro pormenorizado de todos los eventos esenciales de la actuación procesal y la referencia exacta de los lugares donde estos eventos fueron grabados, el Secretario del Juez que preside la audiencia deberá: a. Utilizar los formatos de acta de registro que le sean suministrados. b. Realizar el registro utilizando el hardware y el software dispuesto para tal fin. c. Obtener el nombre completo de cada interviniente y asegurarse que esté escrito en forma correcta. d. Anotar los hechos relevantes y su ubicación numérica en el momento en que ocurren, tales como: exhibición y descripción de las pruebas recaudadas. e. Anotar cuidadosamente cualquier interrupción en el procedimiento debido a una orden del juez o a sucesos extraordinarios que imposibilitan la grabación.

Igualmente se determinó que el juez o el secretario, al comenzar la audiencia pública, deberán hacer una presentación del sistema de grabación, haciendo todas las observaciones relacionadas con las condiciones técnicas necesarias para un adecuado uso del equipo, especialmente la referencia a situaciones tales como el señalamiento de objetos o personas en las cuales debe hacerse una explicación verbal, las intervenciones para que la persona que habla se desplace sin alejar su voz de cualquier micrófono, los hábitos o costumbres como mantener las manos delante de la boca mientras se está hablando y los ruidos producidos por el movimiento de expedientes, documentos o libros frente al micrófono.

Dichos procedimientos fueron incorporados al proceso civil en los procesos que, de acuerdo con las normas vigentes para la época, determinaban el trámite verbal o verbal sumario, donde expresamente el legislador había autorizado al juez para utilizar el sistema de grabación electrónica o magnetofónica, dejando constancia escrita únicamente respecto de las personas que intervienen como partes, apoderados, testigos y auxiliares de la justicia, de los documentos que se hubieren presentado, del auto que en su caso haya suspendido la audiencia y ordenado reanudarla, y del texto íntegro de la sentencia, si ella hubiere sido proferida verbalmente (parágrafo 7º del art. 432).

Para efectos de su implementación, el Consejo modificó las reglas de reparto y asignación de procesos, adjudicándoles a los juzgados pilotos de la oralidad, aquellas demandas para cuyo trámite estuviere previsto el proceso verbal o el verbal sumario, o bien pudiese adecuar los trámites procedimentales a las reglas de oralidad en otros asuntos no regulados por tales normas.

En el año 2010, el Congreso expidió la Ley Nº 1395, por la cual se adoptaron algunas medidas de descongestión judicial, dentro de las cuales se destacó, en primer lugar, la incorporación del sistema de grabación electrónica o magnetofónica en audiencias, sin la posibilidad de realizar transcripciones[35] (art. 25, que reformó el art. 432 del C.P.C.[36]), como sí lo preveían originalmente los arts. 432 y 439, lo cual supuso la implementación en los procesos civiles del modelo mixto de expediente creado por las Leyes Nº 906 de 2004 y 1149 de 2007: parte físico y parte electrónico.

La ley introdujo reformas profundas al régimen probatorio en materia de documentos y memoriales, presumiéndolos auténticos en todos los casos (salvo los poderes, los que impliquen disposición del derecho en litigio y en aquellos en cuyo original hubieren intervenido terceros – art. 11), lo cual facilitó el envío, recepción e incorporación de memoriales y pruebas por medios electrónicos.

Así mismo, modificó el régimen general de la prueba pericial, la cual, conforme a lo previsto en el art. 25, debe ser controvertida en audiencia pública, conforme a las reglas de oralidad previstas para los procesos verbales y verbales sumarios; luego, su memoria y posterior reproducción tan sólo podrá realizarse por medios electrónicos, salvo aquellos soportes documentales entregados por las partes y el perito durante la etapa de contradicción.

La ley suprimió, en el caso de los procesos declarativos (verbales y verbales sumarios), la posibilidad de decretar y practicar la inspección judicial, si en su lugar se puede aportar una videograbación (art. 25), la cual, para todos los efectos, se considerará como un documento electrónico que goza de plena autenticidad, si fue creado por este medio y si es aportado por quien lo elaboró o en su estado original[37].

Debe tenerse en cuenta, sin embargo, que todas las reformas anteriores sólo entraron en vigencia a partir del mes de enero de 2011 en algunos distritos judiciales del país, conforme lo estableció de manera gradual el Consejo Superior de la Judicatura, en aplicación a lo dispuesto en la norma de transición contenida en el art. 44 de la Ley.[38]

Ahora, por razón de la expedición de la Ley Nº 1564 de 2012 (Código General del Proceso), a partir de su entrada en vigencia, en los términos del numeral 6º del art. 627[39], quedarán derogados los arts. 1 a 39, 41, 42, 44, 113, 116, 117, 120 y 121 de la Ley Nº 1395 de 2010, que establecieron todas las reformas a que se hizo referencia, lo cual, en los términos del citado numeral, se previó a partir del 1º de enero de 2014, fecha establecida para su plena entrada en vigor, de acuerdo con el plan gradual que adopte el Consejo Superior de la Judicatura.

Esta revisión pone de presente que en materia civil, las previsiones que autorizaron el uso de tecnologías en los procesos no han gozado hasta ahora de una regulación integral, lo que evidencia desarticulación en la política estatal frente al cometido esencial de modernización y de garantía de acceso, lo cual quiso ser solventado con la expedición del Código General del Proceso, sobre el cual se expondrá a continuación. Obstáculos cuyo origen se atribuye a aspectos eminentemente presupuestales, lo que ha generado retraso tanto en su implementación como en la socialización del usuario.

VI. El Código General del Proceso [arriba] 

El 12 de julio de 2012 el Congreso de la República expidió la Ley Nº 1564 de 2012, por la cual se adoptó el Código General del Proceso; una reforma integral al sistema de enjuiciamiento civil colombiano, que recogió todas las tendencias y reformas introducidas en leyes anteriores, de las cuales se destacan los aspectos más relevantes en materia de justicia digital o electrónica.

En primer lugar se estableció, salvo normas relativas a procesos especiales, el juicio oral pleno por audiencias, lo cual supone de entrada el uso de medios tecnológicos para la grabación y la conservación de las actuaciones. Así lo previó el art. 3º del C.G.P., cuyo tenor establece que “las actuaciones se cumplirán en forma oral, pública y en audiencias, salvo las que expresamente se autorice realizar por escrito o estén amparadas por reserva.”.

El código prevé en el Capítulo Primero del Título Primero de la Sección Segunda, un robusto paquete de normas que enmarcan el “Plan de Justicia Digital”, un ambicioso proyecto para la integración de todos los procesos y herramientas de gestión de la actividad jurisdiccional por medio de las tecnologías de la información y las comunicaciones, que permitan formar y gestionar expedientes digitales y el litigio en línea (art. 103).

Se determinaron dos etapas para la incorporación de las herramientas tecnológicas: la primera, con la entrada en vigencia del código, en los términos previstos en los arts. 624, 625, 626 y 627[40], en la que de forma inmediata deberán aplicarse las TIC a algunos procedimientos específicos, y la segunda, con la implementación del Plan de Justicia Digital, según lo determine el Consejo Superior de la Judicatura. [41]

De acuerdo con la citada norma, en todas las actuaciones judiciales deberá procurarse el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, así como ampliar su cobertura, previsión que no solamente supone la modernización de los despachos de las especialidades jurisdiccionales Civil y de Familia, sino la extensión de la cobertura del servicio de justicia, en los términos señalados en la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia, es decir, del cometido de la desconcentración de los despachos de la Rama Judicial contenido en el art. 4º de la Ley Nº 1285 de 2009.[42]

Para ello, se dispuso que todas las actuaciones judiciales se podrán realizar a través de mensajes de datos, determinando que, cuando el código se refiera al uso de correo electrónico, dirección electrónica, medios magnéticos o medios electrónicos, se entenderá que también podrán utilizarse otros sistemas de envío, trasmisión, acceso y almacenamiento de mensajes de datos, siempre que garanticen la autenticidad e integridad del intercambio o acceso de información, en los términos de la Ley Nº 527 de 1999, en la medida en que sean compatibles con las disposiciones del C.G.P., en especial las normas que presumen auténticos los memoriales y demás comunicaciones cruzadas entre las autoridades judiciales y las partes o sus abogados, cuando sean originadas desde el correo electrónico suministrado en la demanda o en cualquier otro acto del proceso, norma que se establece como rectora de todas las actuaciones, salvo lo previsto para los poderes y algunos actos de disposición del derecho en litigio.[43]

Se estableció en el art. 122 que en aquellos juzgados en los que se encuentre implementado el Plan de Justicia Digital, el expediente estará conformado íntegramente por mensajes de datos, para lo cual los memoriales o demás documentos que sean remitidos en dicha forma, por correo electrónico o medios tecnológicos similares, serán incorporados al expediente cuando hayan sido enviados a la cuenta del juzgado desde una dirección electrónica inscrita por el sujeto procesal respectivo, para lo cual se le impuso al juez, dentro del listado de sus deberes del art. 14 el de hacer uso del Plan.

Así mismo, se habilitó al juez y a los demás sujetos procesales para usar firma electrónica, salvo, respecto de éstos últimos, lo atinente a la presentación personal del poder, manteniendo la orientación del Código de Procedimiento Civil, es decir, la de la certificación de la comparecencia física del otorgante, la cual, empero, puede realizarse electrónicamente, siempre que quien certifique lo haga mediante una firma digital (art. 74, inc. final), lo que no se extiende al acto de presentación de la demanda, pues, conforme a lo previsto en el parágrafo segundo del art. 82 de la Ley Nº 1564 de 2012, las demandas que se presenten en mensaje de datos no requerirán de la firma digital definida por la Ley Nº 527 de 1999, lo que supone un gran avance en materia de exigencias de autenticidad y autenticación[44], situación que fue materia de reglamentación mediante el Decreto Nº 2364 del 22 de noviembre de 2012, que consagró en su artículo cuarto las condiciones para que una firma electrónica pueda considerarse confiable y determinó que “cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje” (Art. 3).

Amparado en estas normas generales, el Código prevé a lo largo de su articulado una extensa regulación respecto de algunas actuaciones especiales, permitiendo el amplio uso de herramientas tecnológicas. Así, por ejemplo, se establece que la comisión que realiza un juez a otro podrá consistir en la solicitud, por cualquier vía expedita, de auxilio a otro servidor público para que realice las diligencias necesarias que faciliten la práctica de las pruebas por medio de videoconferencia, teleconferencia o cualquier otro medio idóneo de comunicación simultánea (art. 37). En materia de notificaciones, se mantuvo la imposición para las personas jurídicas de derecho privado y los comerciantes inscritos en el registro mercantil de registrar una dirección electrónica a la cual podrán enviarse las comunicaciones de que tratan los arts. 291 y 292 del C.G.P., que contemplan la notificación personal y la notificación por aviso, norma que, como se dijo, ya había sido incorporada al proceso civil por la Ley Nº 794 de 2003[45]. Tanto en la presentación de la demanda como en su contestación (arts. 82 y 96), se impone al demandante y al demandado la obligación de informar la dirección de correo electrónico de las partes y demás sujetos procesales, en los eventos en que sea conocida o por voluntad propia, a la cual estarán atadas durante la actuación, hasta cuando informen de su cambio, lo cual es también erigido en deber procesal, conforme lo previsto en el art. 78, que a su vez consagra en el numeral 14 un especial deber de enviar a las demás partes del proceso, después de notificadas, cuando hubieren suministrado una dirección de correo electrónico o un medio equivalente para la transmisión de datos (como puede ser el fax), un ejemplar de los memoriales presentados en el proceso, salvo cuando se trate de medidas cautelares. El Código establece que el incumplimiento de este deber no afecta la validez de la actuación, pero la parte afectada podrá solicitar al juez la imposición de una multa hasta por un salario mínimo legal mensual vigente por cada infracción. Con ello se busca no solo imprimir mayor seriedad a la actuación, sino economía procesal, en la medida en que evita que las partes acudan a la sede del despacho en procura de la obtención de copias de los memoriales u otros documentos presentados por los demás sujetos procesales.

El art. 452 del C.G.P., consagró por primera vez el sistema de subasta electrónica, determinando que, bajo la responsabilidad del juez o del encargado de realizar la subasta, podrán realizarse pujas electrónicas, para lo cual se deberán garantizar los principios de transparencia, integridad y autenticidad de que trata la Ley Nº 527 de 1999, determinando en el parágrafo primero del art. 454 la posibilidad de comisionar, a petición de quien tenga derecho a solicitar el remate, a las notarías, centros de arbitraje, centros de conciliación, cámaras de comercio o martillos legalmente autorizados por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.[46]

Igualmente se mantuvieron las reformas introducidas por la Ley Nº 1395 de 2010 en materia de audiencias y pruebas, conservando así la estructura de los procesos orales, donde se eliminaron las trascripciones de actas y la prohibición de inspecciones judiciales cuando el interesado pueda aportar videograbaciones (art. 236), herramienta además extensamente autorizada para la práctica de diligencias (arts. 37, comisión, 107, audiencias, 171, pruebas, 201, testimonios y declaraciones, y 266, exhibición de documentos).

Claro está, las normas que ordenan la incorporación de tecnologías de la información y de la comunicación en la especialidad jurisdiccional civil, deberán ser interpretadas a la luz del postulado superior de progresividad, pues solo así se garantizará el cometido constitucional de igualdad a que se ha venido haciendo referencia, en la medida en que cualquiera de estas herramientas exige la garantía del pleno acceso en condiciones equitativas y justas.

VII. El expediente digital o expediente electrónico [arriba] 

De acuerdo con el Plan Nacional Tic 2010 – 2014 – Eje Justicia- Propuestas, recomendaciones y metas para el eje de justicia del plan TIC 2014 – 2019[47], se entiende por expediente digital o electrónico “un conjunto ordenado y relacionado de mensajes de datos, gestionados en sistemas de información, que sustentan una parte o la totalidad de los actos de comunicación procesal y que conservan la misma equivalencia, seguridad jurídica y efectos probatorios del expediente tradicional soportado en papel”.

Dispone la Ley Nº 154 de 2012 en su art. 122 que el expediente estará conformado íntegramente por mensajes de datos, los cuales se presumen auténticos conforme a lo dicho en el inc. 6 del art. 244 ibídem, siempre que, de acuerdo con la reglamentación que expida el Consejo Superior de la Judicatura para cada juzgado, se encuentre implementado el Plan de Justicia Digital. En aquellos juzgados en los que aún no se hubiere implementado el PJD, y por lo tanto el expediente permanezca en su forma escrita, será siempre necesaria la incorporación material del mensaje de datos remitido al correo electrónico del juzgado, mediante su impresión (art. 122, inc. 4).

Conforme a lo dicho, un expediente adopta la forma de electrónico o digital cuando esté conformado por mensajes de datos, lo cual, de acuerdo con la definición antes descrita, podrá ser parcial o total, siempre que tanto las actuaciones de las partes como la del juez se realicen en todo momento por este medio.

Un proceso judicial electrónico puro, sin embargo, no es solamente aquel donde las actuaciones se conservan íntegramente en forma de mensajes de datos, sino donde se realicen todos y cada uno de los actos procesales por medios electrónicos, cumpliéndose así tal cometido en cada una de las etapas tradicionalmente conocidas, tales como la litis contestación, la práctica de pruebas, las alegaciones, la sentencia y la ejecución, lo cual es posible, como ya se indicó, solo en procesos donde la naturaleza de la pretensión permita adelantar un juicio totalmente desmaterializado, como lo es aquel donde no se requiere la práctica de pruebas, por haber sido aportadas por las partes y no haber sido tachadas de falsas, o bien porque la cuestión fáctica no requiere verificación directa del juez mediante inspección judicial o el traslado de las partes o los testigos a la sede del juzgado para su interrogatorio presencial, o cuando la ejecución de la sentencia puede ser íntegramente adelantada por medios digitales por no requerir cautelas de tipo material como el secuestro de bienes”.[48]

Por supuesto, la intención original dispuesta en el Acuerdo No. PSAA06-3334, no dista de lo que el legislador plasmó en el Código General del Proceso. Sin embargo, de las reglas anteriores se desprenden algunos problemas que deben ser resueltos para la efectiva realización de la justicia digital, pues su implementación implica que deben superarse barreras como son el poder identificar al personal profesional, la realización de notificaciones a través de mecanismos idóneos, preservar la reserva de algunas actuaciones, obtención de copias por parte del usuario, manejo de elementos que no tienen el carácter de documentos, eliminar formalidades relativas a las pruebas cuya estructura siempre se ha concebido como documento[49] y pago de aranceles. Todo lo anterior, aunado a la necesidad de capacidad y sensibilizar a los operadores judiciales, así como la imperiosidad de dotar a los usuarios de herramientas efectivas que permitan el efectivo acceso a ese modelo, como la obtención por parte de los abogados de una firma digital o electrónica, la interoperabilidad con las entidades que manejan la información relativa a los ciudadanos y sus actos[50] y en general la adecuación de los protocolos en todos los niveles de la administración, no solo de justicia, sino pública.

VIII. El Plan estratégico tecnológico de la Rama Judicial [arriba] 

En el año 2012 la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura[51] expidió el Acuerdo No. PSAA12-9269, por medio del cual adoptó el Plan Estratégico Tecnológico de la Rama Judicial, circunscrito en el Plan Sectorial 2011-2014 y en el Plan Nacional de la Tic’s 2010-2019, en el cual se fijaron las metas y programas a desarrollarse en un período de seis años con la cooperación de la Agencia Internacional de los Estados Unidos para el Desarrollo –USAID-, concentrado en cinco ejes estratégicos: i. El expediente electrónico (en el cual hace énfasis el plan); ii. Enfoque de organización (justicia) en red; iii. Gestión de información; iv. Gestión de cambio y; v. Uso de TIC para la formación judicial y ciudadana.

El Plan contempla aspectos transversales para su desarrollo como son la sostenibilidad; la coordinación con las iniciativas nacionales e internacionales del Gobierno en Línea; el apoyo a la implementación de la oralidad; la auditoría de sistemas; la seguridad y calidad de la información; el enfoque de género y; la incorporación y el fortalecimiento en la estructura TIC. Así mismo, se prevé la formulación de proyectos asociados a cada uno de los ejes estratégicos en cooperación con las distintas agencias estatales, tanto de la Rama Judicial, como de la Rama Administrativa del Poder Público y la gestión de recursos ante organismos internacionales como el Banco Interamericano de Desarrollo, el Banco Mundial y Cooperación Internacional.

Cada uno de los ejes estratégicos supone la realización progresiva de estudios y mediciones tendientes a determinar el real estado del adelanto tecnológico en la jurisdicción y en general en el Estado, pues, conforme al principio de interoperabilidad, reconocido en el art. 113 de la Constitución, los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines, lo que impone la adopción de políticas dúctiles y adaptables a las condiciones reales del sector (principio de interoperabilidad).

IX. Retos y tensiones que presenta la justicia digital frente al derecho a la información y el derecho a la intimidad [arriba] 

Ya se había postulado en estudios anteriores[52] cómo la adopción de un modelo híbrido en Colombia, obliga a distinguir lo que es el dato personal manejado desde el ámbito de las relaciones financieras regulado por la Ley Nº 1266 de 2008, del dato manejado por otras entidades del sector administrativo, a las que se le aplica la Ley Estatutaria 1581 de 2012. Sin embargo, conforme a lo dicho en la sentencia C-748 de 2011, respecto de la inexequibilidad del art. 27 del Proyecto de Ley Estatutaria No. 184 de 2010 Senado; 046 de 2010 Cámara[53], que delegaba en el gobierno lo concerniente al tratamiento sobre datos personales que requieran de disposiciones especiales, “la regulación del tratamiento de datos especiales, como por ejemplo, los de seguridad e inteligencia, judiciales y penales, entre otros, le compete de forma exclusiva al legislador”, quien debe hacerlo mediante una nueva ley estatutaria en virtud de lo previsto en el art. 152 de la Constitución, lo que supone una doble consecuencia, en la medida en que, de acuerdo con dicho criterio, ni aún el Consejo Superior de la Judicatura podría regular el tema, lo que obliga a acudir a parámetros generales establecidos en la jurisprudencia constitucional respecto del núcleo esencial del derecho al Hábeas Data, en espera de que una ley estatutaria del sector justicia sea expedida, con estricta sujeción al principio de proporcionalidad, según lo establecido por la Corte en las sentencias C-1011 de 2008 y C-748 de 2011.

En la misma sentencia C-748 de 2011 se definieron las prerrogativas o contenidos mínimos que se desprenden del Derecho al Hábeas Data, dentro de los que se encuentran, a juicio de la Corte, por lo menos los siguientes: “(i) el derecho de las personas a conocer –acceso- la información que sobre ellas está recogida en bases de datos, lo que conlleva el acceso a las bases de datos donde se encuentra dicha información; (ii) el derecho a incluir nuevos datos con el fin de que se provea una imagen completa del titular; (iii) el derecho a actualizar la información, es decir, a poner al día el contenido de dichas bases de datos; (iv) el derecho a que la información contenida en bases de datos sea rectificada o corregida, de tal manera que concuerde con la realidad; (v) el derecho a excluir información de una base de datos, bien porque se está haciendo un uso indebido de ella, o por simple voluntad del titular –salvo las excepciones previstas en la normativa.”

A éstas previsiones se deben agregar las que un sector de la doctrina internacional[54] ha reconocido como propias o inherentes al derecho a la protección de datos personales, fundadas en los principios de legalidad y licitud, finalidad, congruencia, corrección y seguridad de las bases de datos, según las cuales: i. La recolección de los datos debe estar autorizada por la ley y, además, no debe ser violatoria de principios y libertades fundamentales, tales como la intimidad, la dignidad y la igualdad; ii. La recolección de los datos debe tener una finalidad legítima, en la medida en que sea pertinente con la actividad que motivó su obtención, tal como lo prevé el art. 4º de la Ley Nº 25.326 española, según la cual “los datos objeto de tratamiento no pueden ser utilizados para finalidades distintas o incompatibles con aquellas que motivaron su obtención”[55]; iii. Los datos recolectados deben estar en consonancia con los fines para los cuales fueron obtenidos. Este principio, también denominado “proporcionalidad”, determina que los datos recolectados deben guardar estricta pertinencia con el fin, de modo que no se incluya aquello que no es necesario para soportar una determinada actuación; iv. El principio de corrección o de exactitud obliga a que los datos permanezcan actualizados, de modo que en todo momento correspondan a la realidad objetiva, lo que impone un deber de los administradores de llevar un control permanente sobre la actualidad, la veracidad y la equivalencia funcional de los registros y los archivos[56]; v. Seguridad. El Convenio Nº 108 para la protección de las personas con respecto al tratamiento automatizado de datos de carácter personal, expedido por el Consejo de Europa de 1981, establece en su art. 7 que “se tomarán medidas de seguridad apropiadas para la protección de datos de carácter personal registrados en ficheros automatizados contra la destrucción accidental o no autorizada, o la pérdida accidental, así como contra el acceso, la modificación o la difusión no autorizados”, norma que obliga a que los administradores de las bases de datos adopten medidas para la conservación de la información, de modo que se garanticen en todo momento los requisitos de integridad y de rastreabilidad de la equivalencia funcional.

El 6 de marzo de 2014 el Congreso de la República de Colombia aprobó la Ley Nº 1712, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, en cuyo art. 5º establece que las disposiciones de la ley son aplicables, en calidad de “sujetos obligados”, a todas las entidades públicas, incluyendo a las pertenecientes a todas las ramas del poder público, lo que envuelve, por supuesto, la judicial (art. 113 C.P.), a quien se le ordena en el art. 11 publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva: a) Detalles pertinentes sobre todo servicio que brinde directamente al público, incluyendo normas, formularios y protocolos de atención; b) Toda la información correspondiente a los trámites que se pueden agotar en la entidad, incluyendo la normativa relacionada, el proceso, los costos asociados y los distintos formatos o formularios requeridos; c) Una descripción de los procedimientos que se siguen para tomar decisiones en las diferentes áreas; d) El contenido de toda decisión y/o política que haya adoptado y afecte al público, junto con sus fundamentos y toda interpretación autorizada de ellas; e) Todos los informes de gestión, evaluación y auditoría del sujeto obligado; f) Todo mecanismo interno y externo de supervisión, notificación y vigilancia pertinente del sujeto obligado; g) Sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones; h) Todo mecanismo de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición del público en relación con acciones u omisiones del sujeto obligado, junto con un informe de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta del sujeto obligado; i) Todo mecanismo o procedimiento por medio del cual el público pueda participar en la formulación de la política o el ejercicio de las facultades de ese sujeto obligado; j) Un registro de publicaciones que contenga los documentos publicados de conformidad con la presente ley y automáticamente disponibles, así como un Registro de Activos de Información.

El art. 19 consagra como información pública reservada y por lo tanto exceptuada del deber de informar por daño a los intereses públicos, entre otras, “la prevención, investigación y persecución de los delito y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medidas de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso; el “debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales”, así como la “administración efectiva de justicia”, norma que la Corte Constitucional declaró condicionalmente exequible mediante sentencia C-274 de 2013 (revisión constitucional previa del Proyecto de Ley Estatutaria número 228/2012 Cámara, 156/2011 Senado), “en el entendido de que la norma legal que establezca la prohibición del acceso a la información debe (i) obedecer a un fin constitucionalmente legítimo e imperioso; y ii) no existir otro medio menos restrictivo para lograr dicho fin.”.

X. Conclusiones [arriba] 

La profusa legislación expedida en Colombia sobre la implementación de nuevas tecnologías de la información y la comunicación en manejo de los procesos judiciales permite concluir que existe un marco normativo apto para la estandarización de procedimientos y la realización del principio de interoperabilidad con las demás ramas del poder público. La revisión de las distintas normas incorporadas en los códigos procesales, partiendo del Código de Procedimiento Penal, el Código Procesal del Trabajo y la Seguridad Social, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo hasta el Código General del Proceso, arroja resultados diversos frente al estudio de las distintas herramientas con que cuentan los jueces y los usuarios de la administración de justicia para la sustanciación de los procesos judiciales, en tanto que existen distintos modelos de justicia – orales, escritos, por audiencias, etc.), que obligan a proponer fórmulas para la unificación o estandarización de las reglas que han de imperar en todos los juicios, de modo que no se incumpla con el cometido esencial de la Administración de Justicia, esto es, que se ofrezca una solución justa, pero también pronta, eficaz y transparente.

Bibliografía

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ROJAS, Miguel Enrique. Apuntes sobre la ley de descongestión. Ediciones Doctrina y Ley. Bogotá, 2010.

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[1] La investigación hace parte de otra adelantada en la Universidad de Los Andes denominada “Nuevas Tecnologías en la Administración de Justicia y Derechos Fundamentales”, 2014. Artículo recibido el 11/12/14, admitido el 18/12/14.
[2] Abogado de la Universidad de Los Andes, Negociador de las universidades de Harvard, Mit y Tufts, Magíster en Derecho; Especialista en Derecho Procesal; Especialista en Derecho Probatorio; Miembro del Instituto Colombiano de Derecho Procesal; Miembro del Centro Colombiano de Derecho Procesal Constitucional; miembro del Instituto Iberoamericano de Derecho Procesal; Profesor universitario; Juez de la República.
[3] Abogado de la Universidad Libre de Colombia; Especialista en Derecho Procesal Constitucional; ex Juez Civil Municipal y Ex Juez Civil del Circuito en la República de Colombia.
[4] Ley 270 de 1996. Estatutaria de la Administración de Justicia. D.O. No. 42.745, de 15 de marzo de 1996.
[5] Por la cual se adoptan como legislación permanente algunas normas del Decreto 2651 de 1991, se modifican algunas del Código de Procedimiento Civil, se derogan otras de la Ley 23 de 1991 y del Decreto 2279 de 1989, se modifican y expiden normas del Código Contencioso Administrativo y se dictan otras disposiciones sobre descongestión, eficiencia y acceso a la justicia. D.O. No. 43.335 de 8 de julio de 1998.
[6] Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. D.O. No. 43.673, de 21 de agosto de 1999.
[7] Ley 712 de 2001. Por la cual se reforma el Código Procesal del Trabajo. D.O. No. 44.640 de 8 de diciembre de 2001.
[8] Ley 794 de 2003. Por la cual se modifica el Código de Procedimiento Civil, se regula el proceso ejecutivo y se dictan otras disposiciones. D.O. No. 45.058 de 9 de enero de 2003.
[9] Ley 749 de 2007. Por la cual se reforma el Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social para hacer efectiva la oralidad en sus procesos. D.O. 46.688 de 13 de julio de 2007.
[10] Por la cual se adoptan medidas en materia de descongestión judicial. D.O. No. 47.768 de 12 de julio de 2010.
[11] Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. D.O. No. 47.956 de 18 de enero de 2011.
[12] Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones. D.O. No. 48489 del 12 de julio de 2012.
[13] Disponible en: www.uncitral.org.co
[14] Art. 109: “…Cuando se emplee el sistema de grabación magnetofónica o electrónica, dentro de los dos días siguientes a la fecha de la audiencia deberá elaborarse un proyecto de acta que, firmado por quien lo hizo, quedará a disposición de las partes por igual término para que presenten observaciones escritas, las cuales tendrá en cuenta el juez antes de firmarlo a más tardar el día siguiente. Las demás personas la suscribirán en el transcurso de los dos días posteriores; si alguna no lo hiciere, se prescindirá de su firma. Firmada el acta, se podrá prescindir de la grabación.”.
[15] “PAR. 7º—Grabación de lo actuado y acta. En la audiencia podrá utilizarse el sistema de grabación electrónica o magnetofónica, siempre que se disponga de los elementos técnicos adecuados y así lo ordene el juez. Cuando así ocurra, en el acta escrita se dejará constancia únicamente de las personas que intervienen como partes, apoderados, testigos y auxiliares de la justicia, de los documentos que se hayan presentado, del auto que en su caso haya suspendido la audiencia y ordenado reanudarla, y se incorporará la sentencia completa que se profiera verbalmente, esto último sin perjuicio de que el juez lleve la sentencia por escrito para agregarla al expediente. Cualquier interesado podrá pedir la reproducción escrita o magnetofónica de las grabaciones proporcionando los medios necesarios para ello. En todo caso, de las grabaciones se dejará duplicados que formarán parte del archivo del juzgado, bajo custodia directa del secretario, hasta la terminación definitiva del proceso. Si una de las grabaciones llegue a perderse o deteriorarse en cualquiera de sus partes, el juez podrá reproducirla empleando otra.”
[16] Esta norma fue reformada por el artículo 25 de la Ley 1395 de 2010, eliminando la posibilidad de realizar transcripciones de las actas, con lo cual se implementó un sistema de oralidad plena. La norma, de acuerdo con el artículo 44 de la ley, sólo entró en vigencia en aquellos distritos expresamente habilitados por el Consejo Superior de la Judicatura, antes de la derogatoria expresa que realizó la Ley 1564 de 2012, por la cual se expidió el Código General del Proceso, que implementó el sistema de oralidad plena en los procesos que se tramiten ante las especialidades jurisdiccionales civiles y de familia de la jurisdicción ordinaria.
[17] Corte Constitucional, sentencia C-037 de 1996. Magistrado Ponente Dr. Vladimiro Naranjo Mesa.
[18] Corte Constitucional, sentencia C-831 de 2001. Magistrado Ponente Dr. Álvaro Tafur Galvis.
[19] “ARTICULO 5o. RECONOCIMIENTO JURÍDICO DE LOS MENSAJES DE DATOS. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos”.
[20] “ARTICULO 6o. ESCRITO. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito”.
[21] “ARTICULO 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS MENSAJES DE DATOS. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.
En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original”.
[22] “ARTICULO 11. CRITERIO PARA VALORAR PROBATORIAMENTE UN MENSAJE DE DATOS. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente”.
[23] Corte Constitucional, sentencia C-662 de 2000. Magistrado Ponente Dr. Fabio Morón Díaz.
[24] Con posterioridad a esta sentencia la Corte ha reiterado su doctrina sobre el valor probatorio de los mensajes de datos y la utilización de los mismos en el ámbito de la administración de justicia.  Así, en sentencia C-833/2006, al resolver sobre la constitucionalidad de la norma que atribuye a la Superintendencia de Sociedades competencia para conocer la impugnación de actos o decisiones de Asamblea de Accionistas o Juntas de Socios y de Juntas Directivas de Sociedades vigiladas por  dicha Superintendencia, la Corte declaró exequible esta atribución de función jurisdiccional, señalando, a manera de obiter, que “La Superintendencia de Sociedades en el ejercicio de la citada función, al igual que las personas que acudan a ella para tal efecto, pueden  hacer uso de los recursos tecnológicos modernos, en particular los servicios de telefax y de correo electrónico, que permiten la comunicación escrita inmediata a distancia, como lo autoriza la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”. Por otra parte, en varias sentencias la Corte se ha referido a la aplicabilidad de las normas de la Ley 527 a los más diversos ámbitos: en la C-1147/2001 estableció que la regulación contenida en dicha ley sobre el origen de los mensajes de datos era aplicable para determinar respecto de cuáles páginas web y sitios de Internet se predicaba las obligaciones de inscripción en el registro mercantil y de suministro de información a la DIAN establecidas en las normas demandadas.  En la C-008/2003 avaló la constitucionalidad de las normas de un decreto legislativo que establecía la incorporación de los avances tecnológicos en telecomunicaciones para garantizar el adecuado funcionamiento de los Concejos Municipales, dadas las condiciones de alteración del orden público.  En la sentencia C-1114/2003 la Corte declaró exequible el artículo 5 de la ley 778/2002 que establece la posibilidad de realizar notificaciones por correo electrónico en los procedimientos tributarios. (Cita de la Corte).
[25] Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal. D.O. No. 45.657, de 31 de agosto de 2004.
[26] Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. D.O. No. 44.708 de 13 de febrero de 2002.
[27] Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal. D.O. No. 44.097 de 24 de julio del 2000.
[28] EL artículo 38A de la Ley 599 de 2000 fue introducido por la Ley 1142 de 2007, publicada en el Diario Oficial No. 46.673 de 28 de julio de 2007, “por medio de la cual se reforman parcialmente las Leyes 906 de 2004, 599 de 2000 y 600 de 2000 y se adoptan medidas para la prevención y represión de la actividad delictiva de especial impacto para la convivencia y seguridad ciudadana”. Posteriormente, los artículos 38 y 38A del Código Penal, fueron modificados por la Ley 1453 de 2011, publicada en el Diario Oficial No. 48.110 de 24 de junio de 2011, “por medio de la cual se reforma el Código Penal, el Código de Procedimiento Penal, el Código de Infancia y Adolescencia, las reglas sobre extinción de dominio y se dictan otras disposiciones en materia de seguridad.'.
[29] Por la cual se reforma el Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social para hacer efectiva la oralidad en sus procesos. D.O. No. 46.688 de 13 de julio de 2007.
[30] El artículo 17 de la Ley 1149 de 2007 ordenó que la entrada en vigencia sería de forma gradual.
[31] Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo. D.O. No. 36.439, del 10 de enero de 1984.
[32] QUINTERO NAVAS, Gustavo. Contencioso Administrativo y medios electrónicos: un gran paso hacia la modernización del ejercicio de la justicia administrativa. Universidad de los Andes - Facultad de Derecho - Revista de Derecho, comunicaciones y nuevas tecnologías. GECTI No. 6. Diciembre de 2011. Pág. 14.
[33] La individualización de juzgados y tribunales administrativos que se incorporaron al sistema oral pleno contemplado en la Ley 1437 de 2011 se realizó por distritos judiciales, mediante los Acuerdos Nos. PSAA12-9435, PSAA12-9436, PSAA12-9437, PSAA12-9438, PSAA12-9439, PSAA12-9440, PSAA12-9441, PSAA12-9442, PSAA12-9443, PSAA12-9444, PSAA12-9445, PSAA12-9446, PSAA12-9447, PSAA12-9448, PSAA12-9449, PSAA12-9450, PSAA12-9451, PSAA12-9461, PSAA12-9460, PSAA12-9459, PSAA12-9457, PSAA12-9456 y PSAA12-9455 del 22 de mayo de 2012 y Acuerdos Nos. PSAA12-9454, PSAA12-9453, PSAA12-9452 y PSAA12-9462 del 23 de mayo de 2012, todos expedidos por el Consejo Superior de la Judicatura.
[34] PELAEZ HERNÁNDEZ, Ramón Antonio. Elementos teóricos del proceso. T. II, parte especial. Los procesos civiles en el contexto de la oralidad. Ed. Doctrina y Ley. 2012. Pág. 15.
[35] ROJAS, Miguel Enrique. Apuntes sobre la ley de descongestión. Ediciones Doctrina y Ley. Bogotá, 2010. Pág. 87.
[36] De acuerdo con el artículo 44 de la Ley 1395 de 2010, el artículo 25 sólo entrará en vigencia a partir de enero de 2011, gradualmente, en la medida en que el Consejo Superior de la Judicatura implemente los planes y obtenga los recursos para la aplicación de la norma en todo el territorio nacional. Debe tenerse en cuenta igualmente que la Ley 1564 de 2012 derogó esta norma a partir de su entrada en vigencia, esto es, a partir de enero de 2014.
[37] Como se dijo, la reproducción sólo tiene valor en la medida en que en la producción del original hubiesen intervenido las mismas partes que actúan en el proceso donde se aduce la grabación (art. 252 C.P.C.).
[38] Art. 44. Parágrafo modificado por la Ley 1716 de 2014. “Las modificaciones a los artículos 366, 396, 397, 397, 432, 433, 434y439, la derogatoria de los artículos398, 399, 401, 405 y del Capítulo I Disposiciones Generales, del Título XXII. Proceso Abreviado, de la Sección I. Los procesos Declarativos, del Libro III. Los procesos del Código de Procedimiento Civil y la modificación al artículo 38 de la Ley 640 de 2001, entrarán en vigencia a partir del 1o de enero de 2011 en forma gradual a medida que se disponga de los recursos físicos necesarios, según lo determine el Consejo Superior de la Judicatura, en un plazo máximo de tres años. Los procesos ordinarios y abreviados en los que hubiere sido admitida la demanda antes de que entren en vigencia dichas disposiciones, seguirán el trámite previsto por la ley que regía cuando se promovieron.”. La Ley 1716 de 2014 amplió el plazo de tres años, hasta diciembre de 2015.
[39] Dispone el numeral sexto: “Los demás artículos de la presente ley entrarán en vigencia a partir del primero (1º) de enero de dos mil catorce (2014), en forma gradual, en la medida en que se hayan ejecutado los programas de formación de funcionarios y empleados y se disponga de la infraestructura física y tecnológica, del número de despachos judiciales requeridos al día, y de los demás elementos necesarios para el funcionamiento del proceso oral y por audiencias, según lo determine el Consejo Superior de la Judicatura, y en un plazo máximo de tres (3) años, al final del cual esta ley entrará en vigencia en todos los distritos judiciales del país.”
[40] NISIMBLAT, Nattan, vigencia y derogatorias del Código General del Proceso, en http:// www.academia.edu/ 6704131/ Nattan_ Nisimblat_ Vigencias_ y_ derogatorias _ del_ C% C3% B3digo _ General _ del _ Proceso.
[41] PÁJARO MORENO, Nicolás. Actuación procesal y auxiliares de la justicia (Cap. V), en Código General del Proceso Comentado. Instituto Colombiano de Derecho Procesal. Bogotá. 2014. Pág. 246.
[42] Ley 1285 de 2009. Por medio de la cual se reforma la Ley 270 de 1996 Estatutaria de la Administración de Justicia. D.O. No. 47.240 de 22 de enero de 2009. Artículo 4º, parágrafo 4, declarado exequible por la Corte Constitucional mediante sentencia C-713 de 2008. Magistrada Ponente, Dra. Clara Inés Vargas Hernández.
[43] Regla que ya había sido incorporada por la Ley 1395 de 2010. LÓPEZ BLANCO, Hernán Fabio. Ley 1395 de 2010. Reformas al Código de Procedimiento Civil. Dupré Editores. Bogotá, 2010. Pág. 151.
[44] El profesor Nelson Remolina Angarita explica que “la firma digital no es el único medio de identificación. Existen muchos otros que se engloban dentro del concepto de la firma electrónica. La firma digital es tecnología PKI mientras que la firma electrónica comprende otros tipos de tecnología que también pueden ser igual o más confiables que la PKI. Todo depende de la tecnología que se use en cada caso. El precio alto y la renovación periódica de los servicios de las entidades de certificación ha hecho que esta firma sea un instrumento de lujo al que solo puede acceder un porcentaje bajo de la población colombiana. En ese sentido, es un mecanismo de identificación excluyente. (…) La tecnología es solo un medio y el uso de ella no cambia las instituciones jurídicas, ni implica volver a inventarlas. (…) De otra parte, debe darse la bienvenida a la propuesta de regulación sobre la firma electrónica porque de esta manera el Estado, las empresas y los ciudadanos tendremos la posibilidad de escoger el mecanismo de identificación electrónica que consideremos más apropiado, eficiente y económico para cada caso. (…) Además es necesaria para que el país no solo cumpla con compromisos internacionales (como el TLC con EE UU), sino para que seamos más competitivos y tengamos el derecho de seleccionar el medio de identificación que utilizaremos en el contexto digital. (…) Imponer el uso de la firma digital sería tanto como obligar a que firmemos todo ante notario.” Tomado de http:// www.ambitojuridico.com/ Banco Conocimiento/ N/ noti- 120919 -04 (firma_ electronica _ valiosa_ herramienta _ para_ el_ estado_ ciudadanos _ y _ empresas ) / noti- 120919 -04 (firma_ electronica_ valiosa_ herramienta_ para_ el _ estado _ ciudadanos _ y _ empresas ) .asp. Consultado el 10 de octubre de 2012.
[45] LÓPEZ BLANCO, Hernán Fabio. Ley 794 de 2003. Reformas al Código de Procedimiento Civil. Dupré Editores. Bogotá, 2003. Pág. 134.
[46] Una de las reformas introducidas al régimen del remate, es la posibilidad de que cualquiera de las partes lo solicite, siempre y cuando estuviere en firme la liquidación del crédito, pues antes de ocurrir tal evento, sólo podrá hacerlo el ejecutante, lo cual constituye un avance sustancial en la realización del crédito, ya que la norma anterior sólo permitía al ejecutante, aún después de ejecutoriado el auto que aprueba la liquidación, solicitar el remate, lo que ha sido objeto de dilaciones, a veces injustificadas.
[47]  Documento del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que contiene las recomendaciones de la Corporación Excelencia en la Justicia - CEJ -, para la formulación del Eje Justicia del nuevo Plan TIC 2010-2019, con énfasis en logros al 2014. Disponible en http:// www.cej.org.co/ index.php/ component/ docman/ doc_download/ 624-pry-46- documento- final-de – recomendaciones -tic? Itemid = 291. Consultado el 18 de diciembre de 2014.
[48] NISIMBLAT Nattan, CHEN STANZIOLA María Cristina. Nuevas tecnologías en la Administración de Justicia y Derechos Fundamentales. Ediciones Doctrina y Ley. Bogotá, 2014.
[49] GUZMAN, Andrés. Pruebas documentales y periciales en internet en el marco del proceso civil colombiano. En http:// www. adalid.com/ material/ Pruebas% 20documentales % 20y % 20periciales- % 20alumnos. pdf. Consultado el 16 de diciembre de 2014.
[50] Ejemplo de ello es la Ley 1716 de 2013 y su Decreto Reglamentario 400 de 2014, que creó el Registro de Garantías Mobiliarias, para efectos de la inscripción, las operaciones, funciones, administración, procedimientos y prestación de los servicios del Registro de Garantías Mobiliarias con el fin de recibir, almacenar y permitir la consulta de la información registral vigente consignada en el Registro de Garantías Mobiliarias. 2. La comunicación y consulta entre el Registro de Garantías Mobiliarias y (i) el registro de propiedad industrial; (ii) el Registro Nacional Automotor; y (iii) los demás registros que así lo soliciten.
[51] Entidad a la que corresponde, de acuerdo con lo previsto en el numeral tercero del artículo 257 de la Constitución Política y el artículo 95 de la Ley 270 de 1996: “Dictar los reglamentos necesarios para el eficaz funcionamiento de la administración de justicia, los relacionados con la organización y funciones internas asignadas a los distintos cargos y la regulación de los trámites judiciales y administrativos que se adelanten en los despachos judiciales, en los aspectos no previstos por el legislador.”
[52] Nisimblat, Chen. 2014. Op cit.
[53] Ley Estatutaria 1581 de 2012
[54] GOZAÍNI, Osvaldo Alfredo. Hábeas Data, Protección de Datos Personales. 2ª Ed. Rubinzal Culzoni Editores. Buenos Aires. 2011. Pág 189.
[55] Principio que también ha definido la Corte Constitucional en sentencia C-336 de 2007, en la que adoctrinó: “Una base de datos se diseña con un propósito específico y debe ser organizada con una lógica coherente.”
[56] Gozaíni explica cómo, en materia de conservación de datos, es posible distinguir entre lo que es un “registro” de un “archivo”, en la medida en que el primero es una anotación que se realiza en un determinado archivo público de un acto o resolución de autoridad, mientras el segundo, es la conservación de documentos, papeles o cosas. Ibid. Pág. 146.